Работа с персональными данными
Работа с персональными данными в Учреждении включает соблюдение законодательных требований, сбор данных, их хранение и защиту. Главным оператором персональных данных выступает само Учреждение в лице его руководителя, именно оператор несёт юридическую ответственность за соблюдение закона.
Законодательные требования
Работа с персональными данными в ДОУ регламентирована Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных». Некоторые нормы:
- Согласие на обработку. Для законности процесса сбора, обработки и распространения персональных данных необходимо получить согласие на это самого человека или его законных представителей, если речь идёт о несовершеннолетних.
- Цели сбора. Данные собирают только с определённой целью, например, для проведения воспитательной и образовательной работы, для оформления нового сотрудника в штат, для заключения гражданско-правовых договоров с подрядчиками. Все цели сбора должны быть указаны в локальном акте — политике обработки персональных данных.
- Обработка специальных данных. Например, информации о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни — такие данные детский сад вправе обрабатывать только с согласия субъекта.
Некоторые процессы в Учреждении, где происходит сбор персональных данных:
- Приём ребёнка и ведение личного дела. При зачислении родители подают заявление и пакет документов: свидетельство о рождении, сведения о регистрации, медсправки и пр.. Эти данные формируют личное дело воспитанника, которое хранится в Учреждении.
- Сбор медицинских документов, питания, льгот. В течение пребывания ребёнка сад собирает и обновляет медкарты, сведения о прививках, о группе здоровья, показания к диете или сведения об инвалидности. Если семья имеет льготы (многодетные, малоимущие и т. п.), для расчёта платы и отчётности также предоставляются подтверждающие документы с персональными данными.
- Внутренняя деятельность: группы, посещаемость, учёт. Ежедневно формируются приказы и журналы — списки групп, табели посещаемости, отчёты по контингенту детей для учредителя или органов статистики. Эти документы содержат персональные данные детей и родителей (например, ФИО родителей в приказе о зачислении.
Некоторые правила хранения персональных данных в Учреждении:
- Документы для разных целей нужно хранить отдельно друг от друга. Место хранения персональных данных должно быть указано и утверждено в приказе.
- Документы в бумажном виде обычно хранят в сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ. Получить к ним доступ может ограниченный круг сотрудников.
- Документы в электронном виде хранят в закрытых папках в локальной сети. Чтобы обеспечить сохранность данных, на компьютерах должна быть установлена дополнительная защита, например, антивирусные программы и кодирование.
- Хранить персональные данные можно, пока не достигнута цель их сбора. Например, данные собирали для оформления ребёнка в сад, а он через 3 месяца перешёл в другой детский сад — значит, его персональные данные нужно уничтожить в течение 30 дней. Если информацию нельзя уничтожить, её нужно обезличить, например, заменить имя и фамилию на запись «ребёнок А».
Защита
Некоторые меры защиты персональных данных в ДОУ:
- Разработка и внедрение политики конфиденциальности. Документ должен регламентировать порядок обработки, хранения и защиты данных, а также права и обязанности работников Учреждении.
- Ограничение доступа. Определяется список работников, которым разрешён доступ, — доступ предоставляется только сотрудникам, участвующим в работе с данными.
- Ведение журнала учёта доступа. Регистрируются все случаи обращения к носителям с персональными данными, с указанием цели и времени доступа, а также ФИО сотрудника.
- Организация физической защиты. Обеспечение хранения документов в запирающихся шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
- Проведение инструктажей и обучения сотрудников. Повышение осведомлённости работников о требованиях законодательства и обучение их правилам безопасной работы.
- Технические меры. Например, ограничение случаев копирования (установка правил, запрещающих несанкционированное копирование или сканирование), применение инструментов защиты данных (антивирусных программ, файрволов, систем выявления вторжений).
Каковы цели обработки персональных данных воспитанников?
- соблюдение порядка и правил приема в образовательное учреждение;
- учет воспитанников, нуждающихся в социальной поддержке и защите;
- учет воспитанников, нуждающихся в особых условиях воспитания и требующих специального педагогического подхода, обеспечивающего их социальную реабилитацию;
- использование в уставной деятельности с применением средств автоматизации, включая хранение этих данных в архивах и размещение в информационно-телекоммуникационных сетях с целью предоставления доступа к ним;
- обеспечение личной безопасности воспитанников;
- планирование, организация, регулирование и контроль деятельности ДОУ в целях осуществления государственной политики в области образования.
Могут ли родители (законные представители) не давать свое согласие на обработку персональных данных ребенка? Чем это грозит?
ДОУ будет оперировать только фамилией именем и отчеством ребенка, поскольку согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные (ПДн) — это данные, позволяющие идентифицировать субъект ПДн. Для того чтобы идентифицировать субъект ПДн, необходима определенная совокупность его персональных данных. Например, на основании только ФИО невозможно идентифицировать субъект. В случае, если помимо ФИО присутствуют дополнительные персональные данные (например, паспортные сведения: дата рождения, адрес и т.д.), такой набор персональных данных позволяет однозначно идентифицировать субъект. Персональные данные, набор которых не позволяет идентифицировать субъект, являются обезличенными, и на их обработку согласие не требуется.
Но! Что делать с Личным делом и Медицинской картой ребенка? Вы их заберете? Даже если нет, то ДОУ без подписанного вами Согласия не сможет использовать (обрабатывать и распространять) ПДн, а следовательно ПДн ребенка не будут внесены в базы данных, следовательно, ребенок не сможет получить медицинское обслуживание, не сможет участвовать (при желании) в олимпиадах и конкурсах и т.д.
В каких целях будут использовать персональные данные?
С целью обеспечения воспитательно-образовательного процесса, предоставления мер социальной поддержки, обеспечения медицинского обслуживания, формирования баз данных, в том числе электронных, для обеспечения принятия управленческих решений, формирования информационных систем, имеющих федеральный статус, а также хранения в архивах данных об этих результатах.
Зачем (почему) в согласии на обработку Пдн должны указываться паспортные данные родителя (законного представителя)?
Эти данные вносятся на основании статьи 9, п.4.1 и п.6 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»
Какие данные ребенка нужно указывать в согласии?
Только фамилию имя и отчество, остальные данные есть в Личном деле и Медицинской карте.
Почему в согласии на обработку ПДн указано, что оно действует бессрочно?
Согласно закону ПДн хранятся в течении 75 лет, а в некоторых базах и дольше. Но Вы в любой момент можете отозвать свое Согласие, например, после того, как Ваш ребенок покинет ДОУ.